秦皇岛市物业管理协会

纸质巡检记录易丢失、设备维修档案查询困难、业主资料更新不及时 —— 传统档案管理已难以适应现代物业需求。某物业企业引入的档案管理系统彻底改变了这一状况，实现从业主入住到设施报废的全生命周期数字化记录：业主档案包含购房合同、装修审批、缴费记录等完整信息，支持关键词快速检索；设备档案记录每次维修的时间、内容、耗材等数据，自动生成维护提醒；巡检记录通过移动端实时上传，附带定位和照片，杜绝虚假记录。​
系统运行后，档案查询效率提升 90%，原本需要半天查找的设备资料，现在只需 30 秒即可调出。在数据安全方面，采用银行级加密技术，设置不同岗位的权限等级，业主信息仅授权人员可查看，每年进行 2 次数据备份和安全审计。该系统还与物业费收缴、投诉处理等模块联动，如业主投诉电梯问题时，系统自动调出该电梯的维修记录，为快速处理提供依据。档案数字化不仅是管理升级，更是物业企业规范化运营的重要标志。